Calendrier éditorial, modèle gratuit Google Sheets

Un calendrier éditorial, sur le papier, c'est un tableau avec des dates. Dans la réalité, c'est souvent un fichier ouvert en janvier, rempli avec enthousiasme, puis abandonné en mars.

Le problème vient rarement de la motivation. Il vient des colonnes. Un tableau qui ne dit pas pourquoi on écrit chaque contenu, ni pour quelle recherche, ni où il se range sur le site, ne sert qu'à se rappeler des échéances.

Je vous donne ici le modèle que j'utilise, colonne par colonne, avec un exemple rempli. Il découle directement de la stratégie éditoriale : le calendrier ne choisit pas les sujets, il organise ceux qu'on a déjà priorisés.

Calendrier ou planning éditorial, à quoi ça sert vraiment ?

Les deux termes désignent le même outil. Certains réservent « planning éditorial » à la vue semaine par semaine, et « calendrier » à la vue sur plusieurs mois. Peu importe le nom, il doit remplir trois fonctions.

• ➭ Planifier : qui écrit quoi, pour quand, avec quel relecteur.
• ➭ Relier : chaque ligne rattache un contenu à un mot-clé, à une question posée aux IA et à sa place dans l'architecture du site.
• ➭ Suivre : ce qui est publié, où, et ce qui doit être mis à jour.

La troisième fonction est la plus négligée. Un contenu publié n'est pas terminé : il vieillit, ses chiffres périment, ses liens cassent. Le calendrier est aussi le registre de tout ce qui existe.

Les colonnes du modèle, une par une

Voici les onze colonnes, dans l'ordre où je les place dans Google Sheets. Les lettres servent pour les formules plus bas.

Vous pouvez ajouter une colonne « Notes » pour les sources, les liens internes à poser ou le nom de l'expert à interroger. Je déconseille d'aller beaucoup plus loin : au-delà d'une douzaine de colonnes, plus personne ne remplit rien.

Comment remplir le modèle, étape par étape

1. Versez d'abord toutes les idées

Mettez chaque sujet issu de votre stratégie dans une ligne, statut « Idée », sans date. Colonnes B, C, D et G remplies. C'est votre réserve.

2. Datez les trois prochains mois, pas plus

Planifier un an à l'avance donne une impression de contrôle, puis tout glisse à la première absence. Datez trois mois, en commençant par les sujets proches de la vente. Le reste attend dans la réserve.

3. Passez en « Brief » une semaine avant la rédaction

Le brief tient en quelques lignes dans la colonne Notes ou dans un document lié : le prompt visé, les questions à traiter, les sources, la page parente et les deux ou trois liens internes à poser. Pour ces liens, appuyez-vous sur votre plan de maillage interne.

4. Remplissez l'URL dès la publication

Dès qu'un contenu passe en « Publié », son URL rejoint la colonne J. C'est ce qui transforme le fichier en inventaire, et vous évite de réécrire un sujet déjà traité deux ans plus tôt.

5. Ne touchez à la date de mise à jour qu'après une vraie révision

Changer une date sans changer le fond ne trompe personne. Google pose d'ailleurs la question à ceux qui publient : changez-vous la date de vos pages pour les faire paraître récentes alors que le contenu n'a pas vraiment changé ?

Exemple de calendrier éditorial rempli

Je reprends Fours Brotteaux, le fabricant lyonnais de fours à pizza que j'ai inventé pour mon exemple de stratégie de contenu. Six lignes, colonnes principales.

Les colonnes masquées ici (intention, page parente, rédacteur, URL, mise à jour) sont bien remplies dans le fichier. Remarquez le rythme : deux contenus par mois, et une étude lourde qui a droit à son propre créneau.

Quelle fréquence de publication tenir ?

Il n'existe pas de bonne fréquence universelle. Google le dit lui-même à propos de la longueur des textes, et la logique vaut pour le rythme : il n'y a pas de chiffre magique, seulement l'utilité de ce que vous publiez.

Ma règle tient en une phrase : le bon rythme est celui que vous tiendrez douze mois sans baisser la qualité. Pour une PME sans rédacteur dédié, c'est souvent deux à quatre contenus par mois.

Et pensez à réserver du temps pour les mises à jour. Un guide de référence rafraîchi chaque année vaut souvent plus qu'un énième article sur un sujet secondaire.

Google Sheets, Excel ou autre outil ?

Pour la plupart des équipes, un tableur suffit largement. Google Sheets a l'avantage du partage et de la modification à plusieurs en direct. Un calendrier éditorial Excel fait aussi bien l'affaire si toute l'équipe travaille déjà dans Microsoft 365 : les fonctions décrites ici y existent sous des noms proches.

Deux fonctions changent tout.

La liste déroulante pour les statuts

Sélectionnez la colonne H, puis Insertion, Menu déroulant. Saisissez vos sept statuts. Tout le monde utilise désormais les mêmes mots, et les filtres fonctionnent. La démarche complète est dans l'aide Google : créer une liste déroulante dans une cellule.

Les couleurs automatiques

Avec la mise en forme conditionnelle (menu Format), choisissez « La formule personnalisée est » et appliquez la règle aux lignes 2 à 200. Trois formules utiles, avec le point-virgule des paramètres français :

Ligne publiée, en vert :
=$H2="Publié"

Ligne en retard, en rose :
=AND($A2<TODAY();$H2<>"Publié";$A2<>"")

Contenu à relire, plus d'un an sans révision, en orange :
=AND($H2="Publié";MAX($A2;$K2)<TODAY()-365)

Notion, Trello ou Airtable proposent des vues calendrier plus jolies. Elles valent le coup si votre équipe y vit déjà. Sinon, un tableur bien construit fait le même travail.

Questions fréquentes